Votre espace professionnel : mode d'emploi

1Votre accès et votre équipe

Vous recevez une invitation par e-mail : cliquez sur le lien pour choisir votre mot de passe. Ensuite, connectez-vous depuis Espace client, en haut du site.

Chaque gestionnaire de l'agence a son propre accès. Dans Mon agence, cliquez sur + Inviter un collègue, et cochez Peut valider les relevés mensuels pour les personnes chargées de la facturation. Mon agence rappelle aussi vos conditions et vos tarifs.

2Commander un état des lieux

Cliquez sur Commander un EDL, puis choisissez d'abord qui est facturé :

• L'agence : tarif agence, l'état des lieux figure sur votre relevé de fin de mois ;
• Le propriétaire : tarif particulier. Il reçoit sa facture et son lien de paiement dès la commande, et le rendez-vous est lancé une fois la commande réglée.

Indiquez ensuite la prestation, le logement (choisi dans vos biens, ou nouveau), les clés, badges et compteurs, le locataire et le propriétaire.

Une demande reçue par e-mail ? Collez son texte dans Ou collez le texte d'un e-mail de demande : la commande se préremplit, il ne vous reste qu'à vérifier.

Le rendez-vous : le locataire le choisit avec son lien, reçu par e-mail et par SMS au nom de votre agence et avec l'adresse exacte du logement ; ou vous le fixez vous-même parmi les disponibilités affichées.

Un tarif différent de celui convenu avec nous ? Signalez-le sous le récapitulatif de la commande : nous le vérifions.

3Vos logements

Chaque logement commandé est enregistré dans Mes biens, avec ses annexes, ses compteurs et son propriétaire. Pour en charger plusieurs d'un coup : Importer plusieurs logements.

• Téléchargez le modèle, remplissez-le dans Excel, puis chargez votre fichier ;
• un aperçu s'affiche avant l'import, avec les lignes à corriger ;
• un logement déjà présent est mis à jour, jamais dupliqué ;
• plusieurs logements dans un même immeuble : renseignez l'étage, la porte ou le lot de chacun.

4Suivre les rendez-vous

Mes états des lieux montre les rendez-vous à venir, les commandes en attente d'un créneau et les rapports reçus. Vous êtes prévenu par e-mail quand le rendez-vous est fixé et quand le rapport est disponible.

La fiche d'une commande reprend tout le détail. Tant que le locataire n'a pas réservé, son lien de réservation y figure, pour le lui renvoyer si besoin.

5Les rapports

Le rapport arrive dans les 24 heures qui suivent l'état des lieux : bouton Télécharger le rapport sur la fiche de la commande. Si vous avez choisi la synthèse du rapport, elle s'affiche sous la fiche, avec une version imprimable.

Mes rapports réunit tous vos états des lieux signés : recherche par logement ou par année, téléchargement un par un ou tous d'un coup.

6Le relevé du mois et la facture

Le dernier jour du mois, vous recevez par e-mail le relevé des états des lieux réalisés pour l'agence. Vérifiez-le dans Mes relevés, puis validez-le sous 48 heures.

• Une ligne à revoir ? Demandez une correction en précisant la modification : cette ligne est mise de côté le temps que nous la traitions, le reste est validé ;
• une seule facture est ensuite émise pour le mois, réglée par prélèvement si vous l'avez accepté, ou par virement ;
• rien n'est facturé sans votre validation : sans réponse, nous vous relançons.

Vos factures se téléchargent dans Mes factures.

7Une question ?

Cliquez sur Une question ? en bas à droite de votre espace, appelez-nous au 06 11 35 35 98, ou écrivez à contact@cohop-immo.com.